2016.04.06

知らなくて損してない?Wordにはこんなに便利な機能があった

知らなくて損してない?Wordにはこんなに便利な機能があった

使いこなしているつもりでも、意外と知らない機能があるのがWord。今回はビジネス文書作成において、知っておくと『デキる』と思われる Wordの使い方をご紹介します。キレイで見やすいビジネス文書をササッと作成できるようになっちゃいましょう!

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ヘッダーとフッターで、ビジネス文書らしいキッチリ感をプラス!

ヘッダーとフッターで、ビジネス文書らしいキッチリ感をプラス!

ヘッダー・フッターはそれぞれ、ページ上部の余白、ページ下部の余白を指します。いつ作った資料なのかが一目でわかる日付や、必須要素である会社のロゴなどはここに記載しましょう。さらに、ページ番号を挿入することで読む人にわかりやすい資料となります。

ヘッダーに日付を挿入する

  • 1:ページの上部の余白をダブルクリック(Word2010以降)
    (Word2007では「挿入」メニューから「日付と時刻」をクリック)
  • 2:任意の表示形式を選択して、OKを押す

さらに「ホーム」から「文字列を左に揃える」「文字列を中央に揃える」「文字列を右に揃える」を選ぶことで、日付の配置を選択できます。

フッターにページ番号を挿入する

  • 1:ページの下部の余白をダブルクリック(Word2010以降)
    (Word2007では「挿入」メニューから「ページ番号」をクリック)
  • 2:位置「ページの下」横位置「中央」を選び、OKを押す

箇条書きを便利に使おう

箇条書きを便利に使おう

Wordには、数字や記号などを頭に入力して改行すると、自動的に箇条書きとして判断され連番が振られる「入力オートフォーマット機能」が備わっています。この機能を活用して、読みやすさをアップさせましょう。

入力オートフォーマット機能を使う

数字の場合

  • 1:「(1)」「1.」といった数字のあとに文字を入力し、改行を押す。
  • 2:自動的に連番が表示されるので、文字のみを入力する。

記号の場合

  • 1:「●」「■」などの記号のあとにスペースを挿入してから文字を入力し、改行を押す。
  • 2:自動的に同じ記号が表示されるので、文字のみを入力する。

あとからまとめて連番を振る・箇条書きにする

  • 1:文字入力をすべて済ませる。
  • 2:連番もしくは箇条書きにしたい範囲を選択し、右クリックで「箇条書きと段落番号」を選び、連番にしたい場合は「段落番号」を、箇条書きにしたい場合は「箇条書き」の項目を選び、OKを押す。もしくは、範囲を選択した状態で、「ホーム」タブの「段落」コーナーで、「箇条書き」もしくは「段落番号」のボタンを押す。

入力オートフォーマット機能を解除する

初心者がつまずきやすいのが、この入力オートフォーマット機能の解除の仕方。意図していないところも箇条書きになってしまって、困った経験はありませんか?入力オートフォーマット機能を解除するには、連番や箇条書きの記号が自動で挿入された直後、稲妻マークのボタンが表示されますので、これをクリックし、「段落番号を自動的に作成しない」もしくは「箇条書きを自動的に作成しない」を選ぶと解除できます。

校閲機能を使って、複数人で文書をチェック!

校閲機能を使って、複数人で文書をチェック!

Wordの校閲機能を使うことで、作成した文書を複数人で校正したり、変更履歴を活用して推敲したりすることができます。

まず、「校閲」タブの「変更履歴の記録」をオンに。これで、文章に加えられた変更が記録されるようになります。新たに入力した文章や削除した文章など、変更箇所は赤字(もしくは他の色)で表示されるので、どのように変更したのか一目瞭然。「変更履歴ウィンドウ」を開けば、変更履歴を一覧で確認することができます。

さらにコメント機能を活用すると、複数人で校正するときに「ここはもっと●●な表現の方がいいのでは?」といったメモを残すこともできるので、チームで資料の内容を推敲する際に便利な機能ですね。文書の表示形式は下記の4種類から選べます。

初版
変更が加わる前の一番最初の文書が表示される。

初版(変更箇所/コメント)
一番最初の文書が表示され、さらに変更後の文字が画面右側に表示される。

最終版
変更が反映された最終版の文書が表示される。

最終版(変更箇所/コメント)
最終版の文書が表示され、変更前の文字が画面右側に表示される。

ゲーム感覚で使えるソフトで楽しくWordを学ぼう

ゲーム感覚で使えるソフトで楽しくWordを学ぼう

これまでWordに自信がなかった方は、上記の3つの機能を使ってみてはいかがでしょうか。これらの機能を使いこなせるようになれば、資料にグッと磨きがかかり、かつ、効率よく文書作成ができるようになります。

※アプリケーションのバージョンにより、操作が異なる場合がございます。

Wordの機能をいち早く習得するには、実践が大切です。しかし、普段のビジネスシーンだけでは意外と見落としている機能もあるもの。そんなときは、ユーキャンの「マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)講座」がオススメです。学習用ソフトを使って、実際にパソコンを操作しながら問題を解くので実践的!ゲームのような感覚で楽しく学習できます。ビジネスシーンですぐに活かせるスキルが身につくので、職場で即戦力になりたい方にもピッタリです。

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