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2016.10.26

仕事がスムーズに進む! オフィスのデスク整理収納3つのルール

クリアデスクが叫ばれる昨今、「仕事がデキる人はデスクが綺麗」なのはもはや常識。とはいえ、忙しくて片付ける時間がない人も多いのではないでしょうか。そこで仕事の効率を上げるための「片付けやすい・散らかりにくい」デスク整理術を、整理収納アドバイザーのすはらひろこさんに教えていただきました!

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仕事がサクサク進むデスク整理の3ルール

物がないすっきりしたデスクなら、どんなに気持ちよく仕事ができるでしょう。何より仕事への集中力や処理能力がグッと上がるに違いありません。

「常にデスクを整理整頓し、帰宅時にはデスク上に何もない状態にしておくことは、多くの一流企業ではもはや当たり前となっています」と話すのは、整理収納アドバイザーのすはらひろこさん。

情報漏えいを避けるためにも、常に机上を綺麗にしておく「クリアデスク」の必要性は年々高まっているそうです。そんなすはらさんが、「タイムロス」「動作ロス」をなくし、スイスイと仕事をこなすために必要な、デスク整理の3ルールを伝授します。

その1.不要なものを溜めない「書類整理術」

世の中はペーパーレス化の流れですが、そうはいってもなくならないのが紙の書類。仕事がサクサク進むか否かを大きく左右するのが、この書類の整理だとすはらさんは断言します。そこで「必要と不要の見極めがしやすく」「取り出しやすくしまいやすい」、そんな書類整理のポイントを教えてもらいました。

●書類は積み重ねずに立てて置く

「上に上に積み重ねてしまうと、下にある書類は迷宮入りしやすい」とすはらさんは言います。「書類は立てて置くのが鉄則。積み重ねると整理する気が起こらなくなるうえに、雪崩をおこすなどいいことは何もありません」(すはらさん)

●進行中の書類は案件ごとに「投げ込み型」収納

進行している案件の書類は、テーマや案件ごとにクリアホルダーに入れ、ファイルボックスやハンギングホルダーで収納するのがオススメだそう。この際、それぞれ見出しを付けておくとスピーディに検索できます。「バインダーなどは資料として保管するときに使うアイテム。仕事がひと段落して活用するのはいいですが、今取りかかっている仕事の書類は投げ込み型の収納が正解です」(すはらさん)

●書類を処理する流れを作る

仕事をサクサク進めるためには、書類を処理する流れを作ることも重要だそう。

たとえば書類を入れたファイルボックスは、基本的に右側のキャビネットの一番下の引き出しに収納。朝出社したら、ファイルボックスから必要な書類を取り出し、デスクの右側に置きます。その書類の処理が終わったら、デスクの左側へ移動。

こうすることで、「進行中の書類」と「終了した書類」が混在することがなくなります。進行中や検討中の書類がきちんと整理されると、頭のなかまでクリアに。「さらに、デスクの左下にゴミ箱やシュレッダーを配置すれば、不要な書類を最終的に処分するまでの動線がスムーズになります」(すはらさん)

●処分保留ボックスを用意

捨てるか保存するか迷った書類は、「処分保留ボックス」で一時保管。こうすることで、捨てようとする書類にも一応保険がかかるので、書類を手放しやすくなります。処分保留ボックスが満杯になったら、下側の古い書類から順次ゴミ箱やシュレッダーへ。「ボックスは一つと決めてむやみに増やさないようにしましょう」(すはらさん)

ポイント2. ごちゃごちゃしやすい一段目の引き出しは「間仕切り」使いがキモ

整理収納でよく言われているのが、モノの定位置を決めること。中でもゴチャゴチャしがちなのが、一段目の浅い引き出し。とはいえ事務机の引き出し専用の市販トレイは、あらかじめペンやテープなどの置き場所が決められており、自分仕様にカスタマイズできないのが難点。そこですはらさんがオススメするのが、無印良品のケースです。

「複数サイズ取り扱っているので、いくつかのケースを組み合わせて区画していけば、ペンやハサミ、カッター、テープ、ホッチキスなどをすっきりと仕分けできます」(すはらさん)

ケースはなるべくキャビネットの横幅を無駄なく使えるように組み合わせて置きます。ケースとケースの間にすきまができる場合は、名刺のストックなど、箱に入ったモノを収納しましょう。
「引き出すたびにケースがズレてしまう場合は、滑り止めを裏に貼るといいでしょう」(すはらさん)

*無印良品 ポリプロピレンデスク内整理トレー 120円~220円(税込)※複数サイズあり
https://www.muji.net/store/cmdty/section/S2002802

ポイント3.片付けの習慣のルールを決める

以上を踏まえてデスク整理の基本を構築したものの、それをきちんと実行するには、片付けの習慣づけが必要となってきます。

●5分間の片付けタイムを設定する

すはらさんが推奨しているのが、1回5分の片付けタイムを設けること。「どんなに忙しい人でも、1日5分程度の隙間時間はあるはず。5分もあれば、引き出しの1段分は完璧に整理整頓できます。 次の仕事に取りかかる前なら、気分転換にもなるのでおススメです」(すはらさん)

この5分を終業間際にとるだけで、仕事の環境がガラリと変わるとか。

●月に1回徹底的に片付け

そんな風に毎日片付ける時間を設けていても、日々の業務を通じてモノは増え続け、片付けに頭を悩ますことに。そのため、すはらさんは月に1回、徹底的に片付けることを勧めています。「たとえば引き出し一段分など場所を決めて、中身をすべてデスクに広げて点検。不要なモノを見つけて処分したら、必要なモノだけ元の引き出しの中に戻すという作業。これをやっておくと、余分なモノが溜まりにくいデスクになります」(すはらさん)

この徹底片付け日を給料日に設定するなどして、月に1回忘れずに片づけられるようにする工夫をしましょう。

いかがですか? デスクのこまめな整理整頓を身につけると、「毎日の退社時にはパソコンのモニターとキーボード、マウスだけ」という状態が作れるようになるとか。翌朝は出勤してすぐ仕事に取り掛かれるので、能率アップは間違いありません!

Text:安本真留美

【取材協力】

すはらひろこさん
一級建築士、インテリアコーディネーター、整理収納アドバイザー。住宅の商品開発や収納用品のデザイン監修、執筆やセミナー講師など多方面で活躍中。共働き主婦の目線から追求した収納法は、誰もが実践しやすくヤル気が続くと好評。著書は「『無印良品』で覚える収納のコツ」(ユーキャン学び出版部)など。All Aboutで収納記事を連載するほか、ブログで整理収納・片付け・模様替えのヒントを提供中。

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