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2015.09.09

仕事が多くてパニック!を避ける、簡単&シンプルなタスク管理術

忙しいときに限って、新しい仕事がどんどん増えていくもの。気持ちに余裕がなくなる前に、上手にタスク管理をして、仕事を手際よくこなしてみませんか? 特別な道具やアプリも必要ない、今すぐできる方法をご紹介します。

  • シゴト

やることが多すぎるとパニックになるのはなぜ?

やることが増えて手が付けられなくなるのは、全体像が見えていない不安のせいかもしれません。気持ちが焦っていては、いつもならできることも失敗してしまいます。

どんなに時間がなくても、まずは落ち着くことから。焦っているときに冷静になるのは難しいことですが、自分がリラックスできる方法を何かひとつでも準備しておくといいですね。
たとえば、深呼吸をする、軽いストレッチをする、コーヒーを飲む、顔を洗う、トイレに行く、外気を吸う……など、ビジネスシーンでもできることはいろいろあります。
なかでも、深呼吸はリラックスを促す神経伝達物質の「セロトニン」を増やす効果があります。しっかり息を吐ききることを意識して、ゆっくり呼吸をしてみましょう。

落ち着きを取り戻したら、やるべきことと向き合います。まずは、こなさなければならないタスクをひとつひとつ紙に書いて棚卸ししてみましょう。最近はタスク管理のアプリがたくさんありますが、デジタルよりアナログな方が時と場所を選ばないので、タスク管理初心者にはおすすめです。

タスクの全体像が見えると、見通しが立つので少し安心してくるはずです。また、書いて残しておくことには、仕事に集中して取り組めるというメリットがあります。人は、「絶対に忘れるはずはない」と思っていても、忘れてしまうことがあります。そのような不安を解消してくれるのが、やはり書くことなのです。

やるべきことを分類すればすっきりする!

次に、書き出したタスクを重要度と緊急度で分類していきます。ポイントは、下記の4つに分類にすることです。

  1. 重要かつ緊急
  2. 重要ではないが緊急
  3. 重要だが緊急ではない
  4. 重要でも緊急でもないこと


分類に迷ったら、期日と相手先を基準にします。ビジネスシーンでは期日は絶対的なものなので、今日中のものは最優先にしましょう。また、相手先は社内より社外を優先します。多くの場合、1と2を今日中に終わらせておけば、ほかのタスクは明日以降でも大丈夫なはずです。
また、タスク管理をすると、短時間でできることや頭を使わずにできることを、すき間時間に終わらせることも可能になります。例えば、昼休みまでにはあと少し時間があるけれど、大きな仕事を始めるほどでもないというときには、短時間で簡単にできそうなタスクをこなしてしまいましょう。
このように、タスクをリストアップして分類すれば、頭の中もすっきりして仕事が効率化します。

仕事はつらいもの?楽しくタスク管理をするには

仕事は、うれしいことや楽しいことよりも大変なことの方が多いかもしれません。特に、仕事量が多いと精神的にも身体的にも追い詰められていきます。そんなときこそ、タスク管理をして効率よく仕事をしてみませんか?
仕事をひとつひとつ終わらせて、その度にリストから消していくのは達成感があります。タスクが一つ終わったらブレイクするなどの自分へのご褒美もいいですね。

やることリストを書くのはメモ帳でもノートでも使いやすいもので構いませんが、どこにでも貼れる付箋が便利です。分類ごとに色を変えてもわかりやすいですし、おしゃれでかわいい付箋を利用すればやる気もアップします。

仕事がたくさんたまっているときこそ、紙とペンだけでできるタスク管理がおすすめ。タスクを書き出して分類してみると、頭もすっきりして気持ちに余裕が出るでしょう。
楽しくタスク管理をできるように工夫すれば、やる気もアップして、仕事が効率化できます。

これを使えば効率的に仕事がこなせる!? オフィスで使えるショートカットキー25選!

いかがでしたか? タスク管理術を上手に使えば、効率的に仕事を進められるようになりそうですよね。
一方でオフィスワークに欠かせないのが、パソコン作業。みなさんはパソコンのショートカットキーをどれくらい覚えていますか? 慣れないうちは「覚えるのが面倒」と思ってしまいがちなショートカットキーですが、使いこなせば作業の効率が大幅にアップすることも。 そこでここでは、絶対に覚えておきたい25のショートカットキーをご紹介。自分がどれだけ知っているか、チェックしてみてくださいね。

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