2015.07.07

ムダな時間を減らして、プライベートを充実!? 業務効率化術

ムダな時間を減らして、プライベートを充実!? 業務効率化術

仕事をする上で、「効率化」は永遠の課題。より短い時間で多くのタスクをこなすことができれば、業績アップはもちろん、プライベートの時間が増えることになりますよね。日々の業務を見直し、知らず知らずのうちにやっているかもしれないムダを減らしましょう!

  • シゴト

知らないと損する!
パソコン作業の効率化に役立つ4つのポイント

知らないと損する!<br>パソコン作業の効率化に役立つ4つのポイント

毎日のルーティンワークの中にこそ、効率化のカギが隠れています! まずは、仕事で最も長い時間を費やしている方も多いであろう、パソコン作業の効率化につながるポイントをみてみましょう。ツールを活用することで、断然スピードアップがはかれます。

1. ショートカットキーの活用

ショートカットキーとは、2~3つのキーを押して全選択やコピーなどの操作を指示する機能のこと。マウスに持ち替える手間がなく、1回の動作で済むので、作業スピードがアップします。
(例)「Ctrl + Z」で操作を取り消す。

ショートカットキーについて、詳しくはこちら
http://manatopi.u-can.co.jp/work/150309_133.html

2. サイトのお気に入り登録

よく使うサイトをブラウザの「お気に入り」に登録すれば、検索する手間を省いてすぐにアクセスできるようになります。

(例)業務上、毎日見るサイトにアクセスし、お気に入りバーやブックマークツールバーの登録ボタンを押す。次回からお気に入りバーなどから直接アクセスできる。

3. 辞書登録の活用

よく使う言葉を辞書に登録すると、文字入力がスムーズに! 「あり」と入力するだけで、「ありがとうございます。」と変換されるように設定すれば、長い文字列の入力が一瞬で終わります。

(例)メールの定型文をあらかじめ登録しておく

・「おせ」→お世話になっております。

・「かぶ」→株式会社X商事

・「ごふ」→ご不明点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。

・「どう」→どうぞよろしくお願いいたします。

4. マウスジェスチャーの活用

マウスジェスチャーとは、マウスを少し動かすだけでブラウザバック、ページの読み込み、タブを閉じるなど、さまざまな操作が可能になるブラウザの拡張機能です。クリックする位置までマウスを動かす、などの手間が省け、時間短縮につながります。ブラウザの拡張アプリなどをダウンロードして、ジェスチャーの操作を確認してみましょう。

(例)閉じたタブを復元したいとき、右クリックをしながら左右にマウスを動かす。
※ダウンロードソフトによって、操作は異なります。

デキる人はデスクもきれい!
すっきり整理整頓するためのデスクルール5つ

デキる人はデスクもきれい!<br>すっきり整理整頓するためのデスクルール5つ

必要なものをすぐ手にとれる、ものを探す手間のいらない環境は「効率化」には不可欠です。デスクや持ちものの整理も仕事の1つ。仕事場を整理整頓し、業務の効率化を図りましょう。

1. 必要ないものはとにかく捨てる

要るもの、要らないものの分別はまとめてやろうとすると大仕事になってしまうので、毎日少しずつ整理していきましょう。例えば、毎日退社する前の5分を片付ける時間に充てるようにすれば、負担なく「きれい」が維持できます。ものが増えると、必要なものがすぐ見つからないだけではなく、視界に入る情報も多くなって、集中力も低下します。

2. 6ヶ月以上の保管している書類は見直す

あるアンケートでは、6ヶ月以上保管している書類のうち、なんと95%がゴミだったという結果に。6ヶ月間一度も利用しなかった書類は処分してしまいましょう。

3. 書類は常にファイリングを心がける

書類や名刺などは受け取ったらすぐにボックスやクリアファイルに整理し保管しましょう。机の上が乱雑になることを防ぐと同時に、必要なときに探す手間を省けます。紙で持っている必要のないものはデータ化することもオススメです。

4. デスクの上はPCと電話だけにする

デスクの上は、今必要なもの以外は置くのをやめましょう。常時置いておくものはPCと電話だけにします。そうすることで作業スペースを広く確保でき、作業の効率が上がります。

5. 引き出しは頻度別・種類別に収納する

左側の引き出しは、普段は何も入れず、作業途中の書類などの一時保管場所として使いましょう。右側の引き出しには、一段目は文房具、二段目は封書や辞書など少しかさばるものを。一番下の引き出しには書類やファイルなどを立てて入れます。使用頻度の高いものほど手前に収納すると使いやすくなります。

効率化で自由な時間を生み出そう!

効率化で自由な時間を生み出そう!

少しの工夫で業務を効率化できれば、プライベートに使える時間を増やすことができます。自由な時間をどんな風に使うかは、あなた次第! 例えば資格の勉強に充ててスキルアップすれば、収入アップも夢じゃないかも!?

マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)講座
http://www.u-can.co.jp/course/data/in_html/158/

日商PC検定3級講座
http://www.u-can.co.jp/course/data/in_html/1047/

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