知っておきたい！ビジネスで使えるお礼メール

お礼文について、どんなときに送ればいいのか迷ったことはありませんか？ビジネスシーンでお礼文が必要になるシチュエーションは、主に下記のようなときです。

• 依頼していた資料などを送ってもらったとき
• 打ち合わせや取材などで時間を割いてもらったとき
• セミナーなどで名刺交換をしてもらったとき
• 食事などの接待を受けたとき
• 退職するとき

また、ビジネスシーンでは、クレームやお叱りを受けた際も、お詫びはもちろんのこと、ご連絡をいただいたことに対するお礼を忘れずに述べるようにしましょう。上記以外でも、お礼文を送るべきか迷ったときは、まず送ること。送るべきだったのに送らなかった……なんてことになってしまうと、後悔先に立たずです。

お礼文の送り方はいくつかありますが、ビジネスシーンで圧倒的に多いのはEメール。正式なものは書面で送るべきですが、取り急ぎ送る場合や簡易なものなどは、メールでもOKです。

全文を自分で作成するよりも、テンプレートをベースにした方がミスもなく時間もかかりません。基本形のテンプレートをベースに、自分の用途に合わせてアレンジしてみましょう。

打ち合わせのお礼文

名刺交換後のお礼文

上記のテンプレートを元に、注意点やポイントを解説します。

メールのタイトル

件名を見て「誰からの何についてのメールか」が相手に簡潔に伝わるような内容にしましょう。

例：資料ご送付のお礼（株式会社○○　マナ田トピ子）／お打ち合わせのお礼（株式会社○○　マナ田トピ子）

本文

ポイント

「4：詳細」の部分で、「取材で★★を訪れたのは初めてだったのでとても刺激になりました」「▲▲様の貴重なお話をうかがい、大変勉強になりました」など、自分の素直な気持ちや感想を盛り込んでみましょう。

いかがでしたか？上記のポイントを押さえ、基本的なマナーを守って相手に失礼がないメールを書くことはもちろん、具体的な感謝のポイントを記すことで、より心のこもったお礼文になります。ぜひこの書き方をマスターして、仕事を円滑に進めるコミュニケーション能力を高めましょう。

お礼文に限らず、ビジネスには知っているようで知らないマナーがたくさん。この機会に秘書検定などの資格で、知識を深めるチャレンジをしてみてはいかがでしょうか。

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