2015.08.11

メモの取り方見直さない? 効果的なメモで、仕事の効率もアップ!

メモの取り方見直さない? 効果的なメモで、仕事の効率もアップ!

ビジネスのあらゆる場面で使う「メモ」。でも、せっかくメモを取ったのに、一度も読み返さなかった......なんてことはありませんか? その原因は、あなたのメモの取り方にあるのかも。そこで今回は、「メモ力」を向上させる簡単テクニックをご紹介。ぜひ実践してみてください!

  • シゴト
松岡茉優特集

メモを取るときに意識すべき5つのコツ

メモを取るときに意識すべき5つのコツ

ごちゃごちゃと書いてしまったメモは読み返しにくく、業務に活かしづらいものです。せっかくメモを取るのですから、どうせなら効果的なメモを取って、業務の効率化&ミスの防止に役立てられるようにしましょう。

① 1テーマにつき1ページ使おう

一つの話題や議題につき、使用するページは1ページにしましょう。ページの上部にしか書き込んでいなくても、テーマが変わったら次のページに書き込みしょう。そうすることで、どこに何が書いてあるのかがわかるようになります。

ページを2列に分けよう

ページの左側から3分の2の部分に縦線をひいて、2列に分割しましょう。左側の広いスペースには「事実」を、右側の狭いスペースには「意見、疑問」などといったように、情報の種類ごとに分けて書き込むと、後から確認しやすくなります。また、意見や疑問は相手の話が終わってから確認するとよいでしょう。

5W3Hを意識しよう

5W3Hとは次の8つの項目のこと。後の業務をスムーズに進めるためにも、この8つのポイントを聞き逃さないようにメモを取りましょう。

1:When(いつ)  →日程、期限

2:Where(どこで、どこへ)→場所、行き先

3:Who(誰が、誰と)  →話者、担当、対象

4:What(何を)  →目的、目標

5:Why(なぜ)  →理由、重要性

6:How(どのように)  →方法、手段

7:How many(どのくらい)→数量

8:How much(いくら)  →費用

④ ポイントを絞り込もう

大事なポイントだけに絞って、できるだけシンプルにまとめるのがポイント! 全てを書き取る必要はありません。箇条書きや単語の羅列でスピーディーに書き取りましょう。ポイントだけを書き込むと、情報を記録しやすくなるとともに、記憶が蘇りやすくなります。

⑤ メモを確認してもらおう

上司に仕事の進め方などの説明を受けたときは、メモを共有し、認識にズレや漏れがないか確認してもらってもよいでしょう。議事録をまとめたときも、同じ会議に出席した人に漏れや間違いがないかチェックしてもらうのもオススメです。

メモが取りやすくなるオススメグッズ

メモが取りやすくなるオススメグッズ

効果的なメモを取るために、まずはメモに使うグッズをそろえるところから始めてみるのもいいでしょう。おなじみの文房具も、使い方次第でグッとメモが取りやすくなります。

・情報の種類を色分けしよう! 三色ボールペン

赤→重要事項

青→自分のやること

黒→それ以外

など、色分けを工夫することで、見やすく、直感的にわかりやすいメモを取ることができます。色数は使いすぎるとかえってわかりにくくなるので気を付けて!

・手書きのメモをデジタル化! データ化対応ノート

手書きのメモをスマートフォンのカメラで撮影すると、スマホがスキャナー代わりとなって、メモの内容をデジタル化できるノート。データに日付を登録したり、タグ付けができたりするので、管理がとても便利です。案件の種類ごとにタグをつけておけば、スマホやPCで気になったときにすぐさまメモを確認できます。データなのでかさばらず、情報共有もメールなどでらくらく行えます。手書きの良さもデジタルの良さも併せ持つ優れもの!

・どんどん増やそう! ルーズリーフ

メモ帳は管理が煩雑にならないように、1冊にまとめましょう。そこでオススメなのが、ページを足したり、並べ替えたりすることができるルーズリーフ。ページが足りなくなったら、新しいページを付け足して、情報をどんどん更新しましょう。情報をカテゴリごとに管理したり、時系列に並べたりすることもできて使い勝手に優れています。サイズは、持ち運びに便利なB5がオススメです。

アプリを使えばもっと仕事がはかどる!

スマホを持っている人はアプリでメモを取るのも効率的です。必ず持ち歩いているものなので、急にメモを取らなければならなくなったときでも、すばやく使えて便利ですよ。

・メモアプリといえばコレ! 「Evernote

Evernoteでは、テキストだけではなく、写真や音声、Webページの情報を一つのメモにまとめて管理ができます。記録したメモはPCだけでなくスマホでも確認・編集できたり、複数のユーザーで共有できたりと、とっても便利。

・優秀リマインダー 「Google Keep メモとリスト」

提供:Google

テキストや音声、写真などさまざまなタイプでのメモが可能です。このアプリで特に優秀なのがリマインド機能! 設定した時間や、特定の場所に着いたときにリマインドさせることができます。これで「頼まれた用事を忘れてしまった!」なんてことも防げますね。

「メモ力」を上げて業務効率化を目指そう!

「メモ力」を上げて業務効率化を目指そう!

ただ漠然とメモを取るのではなく、簡単なコツを意識するだけで、情報がきちんと整理され、業務の効率も上がります。便利な文房具やアプリも活用しながら、スマートにメモを取りましょう。

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