知らなくて損してない？Wordにはこんなに便利な機能があった

ヘッダー・フッターはそれぞれ、ページ上部の余白、ページ下部の余白を指します。いつ作った資料なのかが一目でわかる日付や、必須要素である会社のロゴなどはここに記載しましょう。さらに、ページ番号を挿入することで読む人にわかりやすい資料となります。

ヘッダーに日付を挿入する

• 1：ページの上部の余白をダブルクリック（Word2010以降）
  （Word2007では「挿入」メニューから「日付と時刻」をクリック）
• 2：任意の表示形式を選択して、OKを押す

さらに「ホーム」から「文字列を左に揃える」「文字列を中央に揃える」「文字列を右に揃える」を選ぶことで、日付の配置を選択できます。

フッターにページ番号を挿入する

• 1：ページの下部の余白をダブルクリック（Word2010以降）
  （Word2007では「挿入」メニューから「ページ番号」をクリック）
• 2：位置「ページの下」横位置「中央」を選び、OKを押す

Wordには、数字や記号などを頭に入力して改行すると、自動的に箇条書きとして判断され連番が振られる「入力オートフォーマット機能」が備わっています。この機能を活用して、読みやすさをアップさせましょう。

入力オートフォーマット機能を使う

数字の場合

• 1：「（1）」「1.」といった数字のあとに文字を入力し、改行を押す。
• 2：自動的に連番が表示されるので、文字のみを入力する。

記号の場合

• 1：「●」「■」などの記号のあとにスペースを挿入してから文字を入力し、改行を押す。
• 2：自動的に同じ記号が表示されるので、文字のみを入力する。

あとからまとめて連番を振る・箇条書きにする

• 1：文字入力をすべて済ませる。
• 2：連番もしくは箇条書きにしたい範囲を選択し、右クリックで「箇条書きと段落番号」を選び、連番にしたい場合は「段落番号」を、箇条書きにしたい場合は「箇条書き」の項目を選び、OKを押す。もしくは、範囲を選択した状態で、「ホーム」タブの「段落」コーナーで、「箇条書き」もしくは「段落番号」のボタンを押す。

入力オートフォーマット機能を解除する

初心者がつまずきやすいのが、この入力オートフォーマット機能の解除の仕方。意図していないところも箇条書きになってしまって、困った経験はありませんか？入力オートフォーマット機能を解除するには、連番や箇条書きの記号が自動で挿入された直後、稲妻マークのボタンが表示されますので、これをクリックし、「段落番号を自動的に作成しない」もしくは「箇条書きを自動的に作成しない」を選ぶと解除できます。

Wordの校閲機能を使うことで、作成した文書を複数人で校正したり、変更履歴を活用して推敲したりすることができます。

まず、「校閲」タブの「変更履歴の記録」をオンに。これで、文章に加えられた変更が記録されるようになります。新たに入力した文章や削除した文章など、変更箇所は赤字（もしくは他の色）で表示されるので、どのように変更したのか一目瞭然。「変更履歴ウィンドウ」を開けば、変更履歴を一覧で確認することができます。

さらにコメント機能を活用すると、複数人で校正するときに「ここはもっと●●な表現の方がいいのでは？」といったメモを残すこともできるので、チームで資料の内容を推敲する際に便利な機能ですね。文書の表示形式は下記の4種類から選べます。

初版
変更が加わる前の一番最初の文書が表示される。

初版（変更箇所/コメント）
一番最初の文書が表示され、さらに変更後の文字が画面右側に表示される。

最終版
変更が反映された最終版の文書が表示される。

最終版（変更箇所/コメント）
最終版の文書が表示され、変更前の文字が画面右側に表示される。

これまでWordに自信がなかった方は、上記の3つの機能を使ってみてはいかがでしょうか。これらの機能を使いこなせるようになれば、資料にグッと磨きがかかり、かつ、効率よく文書作成ができるようになります。

※アプリケーションのバージョンにより、操作が異なる場合がございます。

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