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2015.09.28

知っておきたい!ビジネスで使えるお礼メール

ビジネスシーンにおいて、円滑にコミュニケーションをとるために欠かせないお礼文。メールでお礼文を送るとき、相手に失礼がなく、感謝の気持ちを伝えるためのマナーや例文をご紹介します。

  • シゴト

ちゃんと送ってる?お礼メールを送るべきシチュエーションはこれ!

お礼文について、どんなときに送ればいいのか迷ったことはありませんか?ビジネスシーンでお礼文が必要になるシチュエーションは、主に下記のようなときです。

  • 依頼していた資料などを送ってもらったとき
  • 打ち合わせや取材などで時間を割いてもらったとき
  • セミナーなどで名刺交換をしてもらったとき
  • 食事などの接待を受けたとき
  • 退職するとき

また、ビジネスシーンでは、クレームやお叱りを受けた際も、お詫びはもちろんのこと、ご連絡をいただいたことに対するお礼を忘れずに述べるようにしましょう。上記以外でも、お礼文を送るべきか迷ったときは、まず送ること。送るべきだったのに送らなかった……なんてことになってしまうと、後悔先に立たずです。

テンプレートで基本形を押さえよう

お礼文の送り方はいくつかありますが、ビジネスシーンで圧倒的に多いのはEメール。正式なものは書面で送るべきですが、取り急ぎ送る場合や簡易なものなどは、メールでもOKです。

全文を自分で作成するよりも、テンプレートをベースにした方がミスもなく時間もかかりません。基本形のテンプレートをベースに、自分の用途に合わせてアレンジしてみましょう。

打ち合わせのお礼文

メールタイトル:お打ち合わせのお礼(株式会社○○ マナ田トピ子)

株式会社●● ▲▲部
■■様

いつもお世話になっております。
株式会社○○のマナ田トピ子です。

本日はお忙しいなか貴重なお時間を頂戴し、
ありがとうございました。

本日のお打ち合わせで出た課題を確認し、
△日までにご回答差し上げます。
細かい部分までご指摘いただけたため、
改善点がよりわかりやすくなったかと存じます。
■■様のお役に立てるよう全力で取り組ませていただきます。

追加のご質問・ご不明点などございましたら、
ご教示いただけますと幸いです。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ御礼申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

----------------------------------------
株式会社○○ マナ田トピ子
住所:〒000-0000 □□□□□□□□
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0001
----------------------------------------

名刺交換後のお礼文

メールタイトル:セミナーでの名刺交換のお礼(株式会社○○ マナ田トピ子)

株式会社●● ▲▲部
■■様

昨日のセミナーにて名刺交換をさせていただきました、
株式会社○○のマナ田トピ子です。

このたびはご縁をいただきありがとうございました。

御社のウェブサイトを拝見させていただきました。
特に◆◆に関する記事につきまして興味深く拝読いたしました。

機会がございましたら、
ぜひゆっくりお話をお伺いできればと思っております。

まずはメールでのご挨拶までで恐縮ですが、
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

----------------------------------------
株式会社○○
マナ田トピ子
住所:〒000-0000 □□□□□□□□
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0001
----------------------------------------

基本形+αで印象に残るお礼メールを

上記のテンプレートを元に、注意点やポイントを解説します。

メールのタイトル

件名を見て「誰からの何についてのメールか」が相手に簡潔に伝わるような内容にしましょう。

例:資料ご送付のお礼(株式会社○○ マナ田トピ子)/お打ち合わせのお礼(株式会社○○ マナ田トピ子)

本文

下記の順番に構成しましょう。

1:宛名

(株)などの省略表記を使ったり部署名などを省略したりせず、きちんと記載しましょう。

例:株式会社●● ▲▲部 ■■様

2:挨拶+名乗り

例:いつもお世話になっております。株式会社○○のマナ田トピ子です。

3:要旨

趣旨であるお礼をまず述べましょう。

例:先日は資料をお送りいただきありがとうございました。/本日はお忙しいなか貴重なお時間を頂戴し、ありがとうございました。

4:詳細

文章が長くなる場合は、適度に改行を入れ、読みやすさを意識しましょう。

例:いただいた資料を拝見し、不明点がありましたら改めてご連絡差し上げるようにいたします。/本日のお打ち合わせで出た課題を確認し、△日までにご回答差し上げます。

5:結びの挨拶

例:まずは拝受のご報告までで恐縮ですが、引き続きよろしくお願いいたします。/メールにて恐縮ですが、取り急ぎ御礼申し上げます。

6:署名

会社名、部署名、名前、住所、電話番号など通常ビジネスメールで使っている署名でOKです。

ポイント

「4:詳細」の部分で、「取材で★★を訪れたのは初めてだったのでとても刺激になりました」「▲▲様の貴重なお話をうかがい、大変勉強になりました」など、自分の素直な気持ちや感想を盛り込んでみましょう。

相手の心にしっかり届くお礼文を送ろう

いかがでしたか?上記のポイントを押さえ、基本的なマナーを守って相手に失礼がないメールを書くことはもちろん、具体的な感謝のポイントを記すことで、より心のこもったお礼文になります。ぜひこの書き方をマスターして、仕事を円滑に進めるコミュニケーション能力を高めましょう。

お礼文に限らず、ビジネスには知っているようで知らないマナーがたくさん。この機会に秘書検定などの資格で、知識を深めるチャレンジをしてみてはいかがでしょうか。

秘書検定講座へのリンク

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