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2015.07.14

どうして伝わらないの? 「説明力」を高める4つのコツ

同僚に仕事を頼んだら意図したものと違うものが返ってきたり、取引先やお客様にメールをしたら質問の電話がかかってきたり。相手に自分の意図が伝わらず困ったことはありませんか? そんなあなたに足りないのは「説明力」かも。説明力を鍛えて、ビジネススキルを高めましょう!

  • シゴト

相手に自分の意図をきちんと伝えるための4つのコツ

ビジネスシーンでも友人との会話でも、何かを説明しなければならない機会はたくさんありますよね。自分の言いたいこと、伝えたいことをわかりやすく説明するスキルは、ビジネスから私生活のコミュニケーションまで、さまざまな場面で役に立ちます。

【コツ1最初に要点の数や話の内容を宣言する!

話すときは、最初に「要点は3点あります」というように、話の要点がいくつあるかを伝えましょう。「一つ目は~。二つ目は~。」というように話の枠組みをつくると、内容を整理して話すことができます。同時に、聞き手は自分の頭で整理をしながら聞く必要がないので、的確に話の内容を理解できます。また、「一つ目は○○です。何故ならば~」といったように要点の内容についても簡単に言及しましょう。「今、何の説明をしているのか」が明確になっていると、聞き手はさらに話を理解しやすくなります。

(悪い例)
前にお伝えした案件なんですけど、A社の都合がつかなくなったのでB社になりました。引き継ぎに時間もかかりますし、それでサービス開始を一週間遅らせたいなって思ってるんですが、あと検索機能もあったほうがいいと社内でもあったので追加で搭載することになりました。B社のYさんも時間がかかりそうだと言っているので、B社の担当さんと調整したほうがいいかなと思います。

(良い例)
先日お伝えした案件ですが、内容に3点変更があるので、説明します。まず1点目ですが、制作会社がB社に替わります。A社の都合がつかなくなったので、B社にお願いすることになりました。担当はYさんという方です。2点目に、新サービス内容の追加です。検索機能を新たに搭載することになりました。最後は、スケジュールの変更です。この2点が変更になったため、サービスの開始時期が一週間遅くなり、締め切りも一週間遅くなります。

【コツ2】事実と推測は区別して伝えよう!

説明をするときは、実際に起こったこと(事実)なのか、誰かの推測なのかをはっきりと区別しましょう。「事実」を先に述べてから「推測」を伝えると、相手も話を理解しやすくなります。推測を伝える際は、誰の推測かも示すとよいでしょう。

(悪い例)
新規案件に伴い、体制を整える必要がありそうです。というのも、A社から新規案件の打診があり、企画書と見積もりをお送りところ、反応がよく、受注できるかもしれません。

(良い例)
A社から新規案件の打診がありました。企画書と見積もりを作成したところ、気に入っていただけたようだと担当者から報告がありました。受注出来たときに備え、体制を整える必要があると思います。

【コツ3】聞き手が内容を理解しているかを確認しよう!

ポイントごとや区切りのよいところで、相手がどの程度話を理解しているのかを確認しましょう。相づちやリアクションのための間をとったり、相手に質問したりすることで、一方的に話し続けてしまうことを防ぎ、聞き手の反応をみることができます。理解度を確認すると同時に、聞き手を飽きさせないことにもつながります。

【コツ4】声のトーンや話すスピードに気をつけて!

聞き手に物事を伝えるためには、内容の分かりやすさと同じくらい話し方も重要です。

・早口にならない(話の合間に一呼吸おくよう心がける)
・明るく聞き取りやすいトーンで話す
・自分から一番遠い人にも聞こえるように、大きな声ではっきりと話す

などを意識しましょう。

また状況に応じて、ジェスチャーやアイコンタクトなど、言葉以外のコミュニケーションも有効です。

4つのコツであなたも説明上手に!

ご紹介した4つのコツを踏まえて話をしてみると、説明力がぐっと上がるはずです。まずは1つでも、できることから取り入れて説明力アップに役立ててみましょう! 

伝え方の手順を考えるなら、ロジカルシンキングの力を鍛えるのがおすすめ。詳しくは、「説得力をアップさせる、ロジカルシンキング入門」をチェック!

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