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2015.03.04

指摘されたら時遅し。知ってるあなたも再確認したいメールマナー

実際に顔を合わせるより、メールでのやりとりが多いビジネスシーン。だからこそ、そのマナーはとても大切です。気づかないうちに"失礼な人"のレッテルを貼られてしまわないよう、今一度メールマナーをおさらいしましょう!

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鉄則1:読む相手を第一に

ビジネスのメールマナーで最も大切なのは、“相手のことを第一に考える”ことです。相手の立場に立った、分かりやすいメールを書いて、気持ちよく仕事を進めましょう!

件名は明確に

件名は本文の要約です。内容が一目で分かるようにしましょう。また、重要な場合や緊急時には、たくさんのメールの中でも目を引くよう、文頭に【要返信】や【重要】といった相手のアクションを促す工夫をすると、優先的に読んでもらえやすくなります。ただし、緊急でもない時に使うのは、かえって迷惑となります。本当に重要な時にだけ使える工夫として覚えておきましょう。

(例)
×件名:打ち合わせ場所変更について
○件名:【至急ご確認】3月4日(水)打ち合わせ場所の変更につきまして

本文は簡潔に

・改行で読みやすく

一行は短くし(30文字程度)、切りのいいところで改行しましょう。段落の間にも一行空けると読みやすい文面になります。

・結論から書く

結論から伝えることで、話の筋を理解しやすくなります。ビジネスでは簡潔に伝えることが大切です。一読して内容が理解できるようにしましょう。

・箇条書きで書く

一度のメールで複数のことを伝えるときには、箇条書きにして伝えましょう。すべて文章にした方が一見丁寧に見えますが、かえって、要点が分かりにくいメールになってしまいます。

鉄則2:宛先・引用の機能を正しく使う

意外と曖昧な使い方をされているメールの機能。きちんと理解せずに使っていると失礼なことになりがちです。正しく使い分けて、デキるビジネスマンに!

To・CC・BCCの使い分け

メールの内容を誰にどんな目的で伝えるべきかを考えて、使い分けることが大切です。

To : メッセージの主な送り相手となる人

CC : To宛のメッセージを、参考や確認など情報共有として送っておきたい人

BCC : 送る必要があるが、ToやCCに入っている人にそのことを知られたくない人(BCCに入れたアドレスは他の受信者に表示されません)

※特に個人情報の保護という意味で、送り相手がそれぞれ面識のない場合は、必ずBCCに入れるようにしましょう。

「返信」と「全員に返信」を使い分ける

差出人からのメールが同報送信(CCやBCCを使って複数人に送ること)の場合、受信者全員で共有すべきことであれば、「全員に返信」を選びましょう。例えば、ミーティングの出欠確認などです。

差出人にだけ伝えればよい内容なら、「返信」を選びましょう。共有する必要のない内容を全員に送ると、ただの迷惑メールとなってしまいます。

引用はポイントで

返信の際、相手の文面をコピー&ペーストして利用するのが引用です。引用箇所の頭には引用符「>」をつけるのがルール。相手のメールに対して各要所でコメントする必要がある時に活用できます。しかし、全文を引用すると文面が長くなってしまいがち。引用は要所だけにして簡潔にまとめましょう。また、返信文の冒頭に「以下、引用にて失礼致します。」と一言添えると、より丁寧な印象に。

鉄則3:“つい、うっかり”に気をつける

カジュアルなメール

ビジネスメールは、友達とのメールとは違います。必ず冒頭には、前置きや挨拶を入れましょう。初めてのメールであれば、「はじめまして。」普段からやりとりがある相手なら「お世話になっております。」など。

書いてすぐ送信

大量のメールをやりとりしているとついやってしまいがちですが、気づかないうちに不躾なメールを送っているかもしれません。メールはニュアンスが伝わりにくいもの。誤字脱字も含めて、必ず確認作業をしてから送りましょう。

添付忘れ

送信前の添付確認も忘れがち。万が一、添付し忘れてしまった場合は、丁寧に断りを入れて送り直すようにしましょう。

また、分割して送らなければいけないような大容量のデータや機密性の高いものは、ファイル共有サービスにUPする方がベターです。「送信するデータ容量が大きすぎて相手がメールを受信できない」「情報漏洩のリスクが発生する」等、受信側に迷惑がかかってしまう事態を避けることができます。

鉄則4:メールは万能じゃない

緊急の件や分かりにくい場合は、必ず電話をする

メールは相手の都合で読まれるもの。〈鉄則1〉で紹介したように緊急や重要な場合は件名でそれを伝えるとともに、必ず電話でも連絡をしましょう。内容が複雑で文面だけでは分かりにくい場合も同じです。

メールに頼り過ぎるのは禁物。

後でトラブルにならないためにも、重要度の高い件は必ず電話で伝えるようにしましょう。

メールの常識も少しずつ変わり続けるものです。例えば、返信の時に件名を書き替える、お互いの文面を残したままやりとりをするなども、メールでのやりとりが多くなった時代だからこそ生まれたルール。とにかく大切なことは相手の気持ちを慮ること。きちんとしたメールマナーを身につけて、相手の信頼を得られるビジネスパーソンになりましょう!

脱!「させていただく」症候群
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